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職場のメンタルヘルス対策の実務 第2版
「職場のメンタルヘルス対策の実務 第2版」(民事法研究会 2013年3月15日発行)
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労働関係法改正にともなう就業規則変更の実務
「労働関係法改正にともなう 就業規則変更の実務」(清文社 2013年3月8日発行)
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「判例にみる 労務トラブル解決のための方法・文例 第2版」(中央経済社 2011年7月15日発行)
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 就業規則は会社と社員の間の約束事になります。

 従って、就業規則で会社の実態にあわない規定を設けていますと、大変になることがあります。
 なぜならば、原則的には、就業規則の変更は社員の同意が必要になるからです。
 会社の実態にあわない規定ということは、社員に有利な内容になっていることが多いですので、規定の変更について、社員から同意を得ることはどうしても難しくなります。

 実際に、多くの企業で会社の実態に合わない就業規則の規定をしているために対応に苦慮しているケースをみてきました。最近では、メンタルヘルスの対応で、お悩みの企業を多くみています。



 先ほどのメンタルヘルスのケースですと、現実に休職している社員が続出しているときに休職規定を改訂することは難しくなります。
 休職期間を短くしたり、休職要件を厳しくしたり、休職の通算規定を加えたりすることを、現実に休職している社員に求めても、納得してもらうことは容易ではありません。
 このように問題が顕在化したら、経過措置を設ける等、様々な対応を検討することになりますが、いずれにしても円滑に改訂することは難しくなります。

 従って、問題が顕在化していないときに、社員の同意を得て就業規則の規定を自社の実態にあわせて改訂しておき、いざ問題が生じたら、就業規則の規定に基づき、円滑に対応できるようにしておくことが理想的です。 



 就業規則の規定を少し工夫するだけで、会社のリスク・ヘッジの観点から大きな意味を有してきます。ここでは、3つの規定例を紹介します。

社員の行方不明対策

 借金や対人関係のトラブル等により、従業員が突然、行方不明になることがあります。そして、会社としては、行方不明は無断欠勤として対応することになり、無断欠勤が長期間継続しますと、やむを得ず、その従業員を解雇することが考えられます。
 しかし、解雇する際は、その意思表示がその従業員本人に伝わらないと効力が発生しません。法律的には行方不明になった従業員を解雇する場合、「公示送達」の方法をとります。ただ、公示送達は、簡易裁判所に申し立てする必要があり、手続きも相当煩雑です。また、解雇予告の問題もあります。

<就業規則での対応>
 解雇は、こうしたデメリットがありますので、就業規則の自然退職の規定で対応することが有効です。規定例は以下のとおりです。

(退職)
第○条 従業員が次の各号の一に該当するに至ったときは、その日を退職の日とし、従業員としての地位を失う。
(中略)
7.原因の如何を問わず、会社に出勤しない状態、または、従業員が第○条○号により会社に届け出た連絡先での会社との連絡不能になった状態が1カ月以上経過したとき

 また、行方不明対策としては、採用時の提出書類に緊急連絡先を加えておき、さらに私物の返還についても就業規則で規定することがリスク・ヘッジの観点から有効です。以下は、私物の返還に関する規定例です。
(清算及び金品の返還)
第○条 (中略)
B 前項による従業員の私物の返還は、同従業員が受領できない場合、会社が同私物についてこれを任意に梱包のうえ、第○条○号で届け出た通常若しくは緊急の連絡先または同従業員の親族に送付することで従業員に返還されたものとみなす。

休職発令の要件

 休職は、社員との合意でなされることもありますが、通常は、会社の一方的な発令によって行われます。私傷病休職においても、会社と社員が話し合って双方納得したうえで行われるのがベストですが、特に精神疾患に関しましては、会社が休職を勧めているにもかかわらず、社員がこれに応じない例がみられます。そのため、会社が適切に休職を発令できるようにしておく必要があります。
 この点についても、会社の就業規則に従うことになりますが。例えば、次のように一定期間の欠勤がなされて、初めて休職発令ができるとする就業規則がよく見受けられます。
(休職)
第○条 会社は、社員が次の各号の一に該当するときは、休職を命ずることがある。
1. 業務外の傷病により、欠勤が引続き○ヵ月以上におよんだとき

 しかし、精神疾患では、欠勤と出勤を繰り返すことがよくあります。このような場合、上記の規定では休職発令がなかなかできません。また、これに休職期間も長期に設定されている場合、両期間を合わせると、相当長期となってしまうこともあります。
 以上をふまえ、次のように、欠勤要件を満たさない場合でも、柔軟に会社が休職発令できるような規定例をご紹介します。

<就業規則での対応>

(休職)
第○条 会社は、社員が次の各号の一に該当するときは、休職を命ずることがある
1.業務外の傷病により、欠勤が○か月以上に及んだとき、または完全な労務提供ができず相当期間の療養を要すると会社が認めるとき

役職手当とみなし残業手当

 役職手当で気をつけておかなければならいのが、割増賃金の支給との関係です。いわゆる管理監督者に関する問題です。これは、本当に相談が多い内容です。
 例えば、役職手当は労働基準法第41条の第2号の管理監督者に該当する社員に支給すると取り扱っており、かなり多くの社員が、役職手当支給対象者とします。そして、これらの社員は、労働基準法上の管理監督者であるため、残業手当を支給していなかったとしましょう。これは、リスクが高い状況です。
 すなわち、労働基準法上の管理監督者として認められるには、かなり厳しい要件をクリアしなければならないからです。具体的には、以下の要件について総合的に判断されることになります。

・労働時間、休憩、休日等に関する規制の枠を超えて活動せざるを得ない重要な職務内容を有していること
・労働時間、休憩、休日等に関する規制の枠を超えて活動せざるを得ない重要な責任と権限を有していること
・現実の勤務態様も、労働時間等の規制になじまないようなものであること
・賃金等について、その地位にふさわしい待遇がなされていること

 従って、多くの社員について労働基準法の管理監督者として取扱い、残業手当を支給せず、役職手当を支給しているとします。そして、仮に争いが生じ、裁判で社員が管理監督者として認められなくなった場合は、残業手当を支給する必要が生じ、さらに、この役職手当も残業手当を支給する際に計算上、算入されることになります。
 特に、中小企業の場合は社長の権限が強く、役職者でも管理監督者として適さないケースが多いのが実情です。労働基準法上の管理監督者に該当しないリスクが高い社員につきましては、役職手当について割増賃金の支給に考慮したかたちにすることが有効です。
 このような場合、よくご提案するのがみなし残業手当です。これは、残業手当として一部の諸手当をそのまま取り扱うことです。例えば、役職手当を8万円支払うとし、この役職手当はみなし残業手当として取扱うことです。
 残業の計算では、@家族手当、A通勤手当、B別居手当、C子女教育手当、D住宅手当、E臨時に支払われた賃金、F1カ月を超える期間毎に支払われる賃金は、残業手当の算定基礎からの除外を認めており、それ以外の手当は算定の対象になります。
ただ、この場合の役職手当は、みなし残業手当扱いとなっていますので、割増賃金の算定除外となります。
みなし残業手当について定めるのであれば、就業規則であらかじめ明確に規定しておく必要がありますので、この点、ご注意ください。
 規定例を紹介します。

<就業規則での対応>
(役職手当)
第○条 リーダー職の者について支給する。
  2.支給額は、一律80,000円とする。 
  3.前項の役付手当は、時間外労働手当の内払いの性格を有するところから、第○条に基づき算出される時間外労働手当の支払いに当たっては、同算出額から役付手当を控除した額を支払うものとする。ただし、実際の時間外労働手当の合計額が役付手当を超える場合はその超過分を加算して支払うが、その合計額が役付手当に達しない場合にも役付手当を減額しないものとする。

 役付手当の80,000円については時間外労働手当相当分の性格を有していることが規定されており、みなし残業手当を意味しています。一方、計算の結果、80,000円を超える時間外労働手当は、きちんと計算して支給しますが、80,000円に達しなくても80,000円は減額して支給することはない点も記載しています。



 以上のように就業規則の条文には大きな意味があります。
 具体的には以下のとおりです。
・行方不明対策:
  問題社員発生時の事後処理について適切に対応しています。
・休職発令の要件
  メンタルヘルスという今日的な課題に対応しています。
・役職手当とみなし残業手当:
  管理監督者問題という法的問題、残業手当というコスト面について対応しています。

 このように就業規則は企業の人事労務管理において重要な役割を果たすことが、ご理解していただけたと思います。

 そして、自社の就業規則が適切であるか否かですが、まずは、現状把握が必要になります。
 
 現状把握を行う上では、以下の3つの視点が重要です。
 
・法令に遵守しているか
・トラブルの未然防止、事後処理が明確か
・社員のモチベーション向上を考慮しているか

 何年も就業規則を改訂していなかったり、ひな型就業規則を活用している場合は特に注意が必要です。
 その場合は、早急に自社の就業規則に問題がないか確認しなければなりません。



 弊社の就業規則作成・改訂に関する特徴は以下のとおりです。

改訂に際しては、まずは訪問によるヒアリングを通じて、じっくりお話を聞かせていただいてから着手します。その上で、訪問を繰り返し、1つ1つ条文を丁寧に説明しています。このため、要望から外れた就業規則の納品を行うことはありません。
就業規則が、円滑に運用できるように様々な配慮を行います。例えば、書式の提供です。入社時の誓約書、各種申請書、休暇届等ご要望に応じて様々な書式を提供します。また、マニュアルの提供も必要に応じて実施します。ハラスメント対策マニュアル、継続雇用運用マニュアル等ご要望に基づき対応させていただきます。



 就業規則に関するお客様の声を掲載しました。

株式会社アスク  業種:情報サービス業 取締役副社長 垂水 誠様より
従業員数:約20名 http://www.ascnet.co.jp/
当社は、就業規則の規程の作成見直しを依頼したのですが、当時、まだ役員を除いた実質社員数は19人でした。

あまり私としては人数的に必要性が無いものと思っていたのですが、当社の社長のこうありたいと言う思いと、こう合った方が良いという両先生のアドバイスで、すばらしい規程ができあがりました。

できあがった規程は、会社としても満足できるものですし、社員としても安心感を得られるものであると思います。
東都建設株式会社 業種:建設業 代表取締役 遠藤 章様より
http://www.e-chika.com/ 従業員数:4名
坂本、深津様ありがとうございました。

私共の会社の業務内容等 丹念に要望を聞き入れ、詳細に就業規則をまとめ上げていただき感謝しております。

報酬をはるかに超えるサービスを提供していただき、良い結果が得られたことに満足しております。

今後とも宜しくお願い致します。


 就業規則の規定例で示しましたとおり、就業規則の規定は、人事労務の専門家の知識を活用することが必要になります。そして、会社の実態及びニーズと専門家の知識が適切にマッチングすることで、会社にとって、本当に意味のある就業規則になります。

 宜しければ、是非、就業規則のプロフェッショナルである坂本直紀 社会保険労務士法人に一度ご相談下さい。なお、初回訪問については無料で対応させていただいております。

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